Organizar eventos corporativos é uma ótima maneira de criar e fortalecer conexões diretas entre uma marca e o seu público. Quando são bem divulgados, os eventos reforçam o posicionamento da empresa organizadora como referência na área de atuação e ajudam até mesmo no engajamento dos colaboradores envolvidos na marca e sua atuação. Para que todos esses pontos sejam atingidos, são necessários meses de planejamento, divulgação e trabalho duro. Apesar de não existir um roteiro fixo para organizar eventos corporativos – o planejamento de cada um deve ser desenhado de acordo com o propósito para o qual foi criado. A organização de todos os eventos passa por três fases distintas de trabalho: pré-evento, durante o evento e pós-evento.
Se você deseja organizar eventos corporativos para fortalecer sua marca no mercado e gerar conexões com seus públicos-alvo, confira abaixo um resumo das principais tarefas importantes em cada uma das etapas. 
PRÉ-EVENTO
– Defina o propósito para o evento: ao criar um evento, é importante deixar bem claro quais são os benefícios que se deseja oferecer, estabelecer o público-alvo e questionar se realmente há interesse do público na estrutura e na programação propostas. Dessa primeira definição, depende toda a organização do evento.
Um exemplo para ilustrar a importância desse pensamento estratégico é a criação do Comuninter, evento anual promovido pela Multivias Comunicação que surgiu em 2014 para disseminar boas práticas de comunicação empresarial. De acordo com a gerente de operações da empresa, Aline Aliberti, o propósito do evento é reunir e capacitar profissionais da área de comunicação e marketing do interior paulista, além dos próprios empresários e gestores de Pequenas e Médias Empresas da região.
“Sentíamos falta de um evento desse porte em São José do Rio Preto (SP), pois sempre que buscávamos capacitação era preciso ir até São Paulo ou a outras grandes cidades. Então, nós, da Multivias, vimos a oportunidade de criar um fórum anual para disseminar boas práticas de comunicação empresarial na região e, claro, fortalecer conexões com nossos públicos.” – Aline Aliberti.
– Crie uma planilha orçamentária: leve em consideração os custos com palestrantes, estrutura, equipe, buffet, entre outros processos envolvidos no evento, para então concluir o valor a ser cobrado no ingresso. Também é importante avaliar que, se o evento não sair conforme o planejado, é preciso haver condições de arcar com possíveis despesas.
Uma dica interessante é buscar empresas parceiras para ajudar a reduzir custos, como em coffee breaks, hospedagem de palestrantes, impressão de materiais offline etc. Além de contribuir para a diminuição de gastos, essas parcerias são ótimas maneiras de criar ou fortalecer o relacionamento entre sua marca e parceiros.
– Liste todas as atividades e crie um cronograma: esse é o momento de enumerar todos os detalhes e tarefas, para que nada passe em branco antes, durante e depois do evento. É preciso delinear a logística do local, pensar na programação e nos palestrantes, garantir equipamentos necessários e também cuidar de brindes e alimentação fornecidos no dia do evento. Outro ponto fundamental no planejamento, são as ações de comunicação do evento. Afinal, o público esperado só poderá comparecer se ficar sabendo e se sentir interessado em participar do acontecimento. Para garantir uma comunicação eficiente, trabalhe a divulgação no maior número de mídias possível, online e offline.
– Defina a equipe e faça reuniões periódicas: com a lista de tarefas pronta, chega o momento de cada colaborador assumir suas atividades e colocar a mão na massa. Para que o trabalho não fique mais pesado para um ou outro, é importante que a distribuição de tarefas seja bem executada e que cada membro da equipe saiba claramente seu papel para atingir o propósito central do evento. Agende reuniões periódicas de prevenção de crises para conversar sobre possíveis transtornos e as melhores maneiras de contorná-los. Faça também reuniões com as equipes de suporte terceirizadas, que darão o apoio necessário no dia do evento, alinhando todos os detalhes sobre os equipamentos de som, mesas disponíveis, buffet etc.
– Reforce a comunicação: Conforme o evento se aproxima, a divulgação deve ganhar ainda mais ênfase. Produza conteúdos para comunicar o evento no seu site ou blog, em redes sociais e também em canais off-line, como notas para a imprensa e panfletos entregues em pontos estratégicos que seu público-alvo costuma frequentar. Assim, garanta a presença de pessoas que possam trazer ainda mais peso para o evento – e notabilidade para sua marca – ao enviar convites de cortesia a elas ou às entidades da região. No caso do Comuninter, a divulgação começa com quase um ano de antecedência e ganha cada vez mais peso com o passar dos meses, como conta Aline:
“Logo depois que o local e a data são definidos, cerca de 10 meses antes do evento, inserimos um botão no site do evento do ano anterior para quem deseja receber informações sobre a próxima edição e, assim, já damos início aos trabalhos de comunicação, coletando e-mails de interessados em participar e enviando a eles informações sobre o Comuninter. A partir disso, trabalhamos com conteúdos sobre o evento em nosso site, blog, redes sociais e e-mail marketing. Ações off-line, como assessoria de imprensa e panfletagem também ajudam a reforçar as ações de divulgação”.
DURANTE O EVENTO
– Exercite o relacionamento: fortalecer conexões é um dos principais pontos positivos em eventos corporativos. Por isso, todos os membros da equipe devem se atentar para receber bem o público e aproveitar o momento para fazer networking. Um bom momento para exercitar o networking é o coffee break, que costuma atrair um grande número de pessoas.
Se a sua marca estiver participando de um evento organizado por outra empresa, como feiras por exemplo, garanta que membros da equipe saiam para visitar outros estandes, entrem em contato com patrocinadores e tragam ainda mais notoriedade para a sua marca no evento.
– Continue reforçando a comunicação: não é porque o evento já está sendo realizado, que a divulgação deve parar seu trabalho. Tire fotos, grave vídeos e faça transmissões ao vivo pelas redes sociais sobre tudo o que está acontecendo no momento. Essa é uma maneira interessante de evidenciar o peso da sua marca até mesmo para quem não pôde comparecer no evento.
– Garanta o sucesso do evento: mesmo em eventos com organização e planejamento estruturados podem surgir imprevistos. É claro que por meio das reuniões de prevenção de crises feitas previamente fica mais fácil garantir a solução de muitos transtornos. Mesmo assim, é importante que pessoas da equipe estejam sempre preparadas para agir rapidamente e dar o suporte necessário para que nenhum problema prejudique o andamento do evento. 
PÓS-EVENTO
– Fortaleça conexões: depois que o evento termina, o trabalho mais pesado já passou. Mas é preciso continuar agindo para que os bons resultados do evento sejam duradouros e tragam ainda mais sucesso para a sua marca.
Entre em contato com os participantes novos e também os recorrentes, envie uma pesquisa de satisfação, agradeça o empenho e colaboração dos palestrantes e patrocinadores e divulgue os resultados positivos em suas mídias sociais e site.
Se possível, agende reuniões – ou encontros mais informais, como cafés ou almoços – com os leads gerados no evento e estreite ainda mais o contato com esse público.
– Elabore relatórios: essa é uma boa maneira de contar para parceiros e patrocinadores que vale a pena investir na sua marca e nas suas iniciativas. Preste contas, divulgue os resultados obtidos e evidencie como a marca dos parceiros também ganhou com a realização do evento. Com tal histórico voltado para a mensuração de resultados, será mais fácil futuramente mostrar o valor do seu evento para apoiadores e patrocinadores.
– Convoque novas reuniões com toda a equipe: logo nos dias seguintes ao evento, aproveite que todos ainda estão com os acontecimentos frescos na memória para discutir sobre os pontos positivos e negativos do evento, pensando sempre em aprimorar uma possível edição futura, como sugere a gerente de operações da Multivias:
“Esse é um momento bastante importante para toda a equipe compartilhar sua percepção pessoal, os comentários que ouvidos de participantes, palestrantes e patrocinadores e analisar juntos tudo o que foi comentado nas redes sociais ou na imprensa sobre o evento ou sua marca.”
Seguindo essas etapas e dicas, seu evento corporativo certamente será bem estruturado e a divulgação chegará a todo o público de interesse para a sua marca.
Para saber como foi o Comuninter 2018: Comunicação, Marketing e Vendas, o evento anual da Multivias, clique aqui.
